El Data Governance es la función principal de la gestión de datos y busca facilitar la comprensión del ciclo de vida de los datos dentro de una empresa. Para poder sacar el máximo provecho a está función es importante realizar evaluaciones o assessments para comprender la eficiencia de los procesos que estamos desarrollando en la empresa.
Los assessments nos ayudan a estudiar y conocer el estado de situación actual de los datos, detectar oportunidades de mejora y prioridades a atender. Sigue leyendo y aprende a transformar la gestión de tus datos con un assessment para tu data governance.
Assessment para Data Governance
Para efectuar un Assessment de los datos de tu empresa debes tener en cuenta diferentes factores que permitan entender el estado de madurez de gobierno de datos, tomando en cuenta el alcance que tiene dentro de la organización, cómo se mide y su grado de administración.
Esto se logra evaluando 3 elementos claves a profundidad:
Puntos de dolor o debilidades
Relación con los stakeholders
Estructura técnica de los datos
Descubre más sobre cómo evaluar estas dimensiones para potenciar el data governance de tu empresa.
Identificación de debilidades o puntos de dolor
En el momento de iniciar una evaluación o assessment de nuestra gobernanza de datos, debes empezar por identificar y comprender los puntos débiles desde la perspectiva de los datos y lograr establecer una dimensión de su impacto sobre el negocio. Es por esto que debes prestar atención al estado de la adquisición o creación de datos, los procesos relacionados con el mantenimiento y los métodos de difusión de datos dentro de la empresa. También es conveniente evaluar los protocolos ligados a la destrucción de datos.
En este caso es fundamental contar con un plan de recopilación de datos por diferentes vías. Se pueden adoptar métodos de recopilación formal de datos cómo cuestionarios, encuestas o solicitudes a los responsables de áreas. También es importante contemplar algunos métodos alternativos cómo reuniones con los equipos que permitan también contextualizar la información
Para que la información recopilada en las diferentes instancias sea de calidad, es recomendable involucrar a las partes interesadas o usuarios de información de diferentes funciones y proporcionar una agenda de evaluación con un tiempo prudencial para preparar la información.
¿Qué podemos identificar en los puntos de dolor?
A nivel de adquisición y creación de datos, en un assesment para tu data governance se puede conocer en profundidad los aspectos relacionados con las fuentes que nos proveen de nuevos datos, los procesos relacionados en la adquisición, estándares que no se están cumpliendo, esfuerzos redundantes y oportunidades perdidas.
En cuanto al mantenimiento de datos, podemos clarificar aspectos relacionados con datos sin clasificar, detectar si existen problemas de integración de datos. También, se pueden evaluar deficiencias en la limpieza o mantenimiento de datos, dificultades de accesibilidad a los datos y aún más importante, debemos verificar los problemas de duplicación.
Sobre la difusión de datos, debemos poner foco en las posibles faltas de definición, el estado de los datos (inválidos, incompletos, inexactos, inconsistentes) y la limpieza que debe realizarse posterior a la extracción.
¿Cómo aprovechar la información para la evaluación?
Una vez recopilada y depurada la información, se deben evaluar junto a los usuarios de la información los hallazgos sobre los procesos, de forma que se defina un orden de prioridades sobre los problemas y diseñar propuestas para la solución de los mismos. Estas propuestas deben ser evaluadas por el consejo de data governance de la empresa para determinar su pertinencia y sugerir las correcciones necesarias.
Evaluación de Stakeholders del Data Governance
Otro de los elementos centrales de un assessment para tu Data Governance son los usuarios relacionados. En este caso, los usuarios de los conjuntos de datos pueden ser considerados como stakeholders que tienen diferentes niveles de intervención en el proceso. Partiendo de los puntos de dolor detectados en cada uno de los procesos, debemos considerar a los usuarios en diferentes categorías.
Podemos dividir a los usuarios en grupos de patrocinadores o promotores de la evaluación del gobierno de datos, grupos de usuarios afectados por los puntos débiles y usuarios de alto valor que ayudan al cumplimiento de las normas y políticas del programa de data governance.
Los usuarios promotores o patrocinadores, suelen ser perfiles identificados en las diferentes áreas de la empresa y tienen una participación activa en el proceso de evaluación. Los usuarios afectados, claramente, son parte interesada de la gestión de datos pero debido a la existencia de los puntos débiles no logran obtener el máximo beneficio de los datos.
La identificación de los usuarios de alto valor también se conoce como “identificación de campeones”, ya que estos suelen ser perfiles que, aunque no tienen tareas definidas dentro de la estructura de data governance, realizan acciones que ayudan al cumplimiento de las políticas y normas planificadas.
Al listar estos usuarios, podemos entender mejor cómo se involucran en a los diferentes procesos de evaluación y en las acciones que se generen posteriormente.
Evaluación técnica de la estructura de datos
Cómo último elemento de la evaluación, debemos comprender el entorno técnico de gestión de nuestros datos. Se debe ejecutar una evaluación sobre las fuentes de datos y herramientas de gestión de datos.
