La gestión de datos conlleva una gran responsabilidad para las empresas. Porque no se trata solo de la implementación de buenas prácticas a nivel técnico, sino también a nivel legal. El cumplimiento del reglamento general de protección de datos (GDPR) además de ser una obligación normativa, nos da una lección gigante en materia de gobierno de datos y en especial en Data Quality, por lo que las empresas deben estar atentas y al día en su cumplimiento.
En este post descubrirás algunos consejos para cumplir con la normativa del reglamento general de protección de datos y la incidencia que tiene esta norma en la forma en la calidad de los datos de tu empresa.
La normativa y su relación con la Data Quality
La GDRP ha tenido un rol fundamental para profundizar en los procesos de Data Quality dentro de las empresas. En la actualidad, casi todas las organizaciones de una forma u otra trabajan con datos personales relacionados con sus clientes. En ocasiones parte de sus procesos comerciales dependen de lidiar con datos personales de terceros.
Esto ha obligado a las organizaciones a asumir mayor nivel de responsabilidad con la información con la que trabajan, yendo más allá del almacenamiento seguro de datos, sino también incrementando la inversión y la dedicación en procesos que garanticen la calidad y la gobernanza de los datos.
Dentro de las normas de protección de datos, es obligatorio para las empresas validar y consolidar los datos, asegurarse que sean fidedignos de forma tal de que se pueda cumplir con la obligación de corregir los datos personales inexactos o incompletos.
Adaptar nuestros procesos a las reglas
Con la puesta en marcha de la nueva regulación general de protección de datos, los mecanismos de gestión de datos tuvieron que empezar a cambiar. La implementación de los cambios ha sido progresiva, ya que la mayoría de los sistemas de extracción, transformación y carga de datos (ETL) no estaban preparados para los nuevos parámetros de protección de datos. Sin embargo, existen algunos consejos y buenas prácticas que pueden ayudar a las empresas a avanzar en el cumplimiento de la norma.
Consejos para la gestión de datos según la regulación
- Solicita expresamente el consentimiento: Con la puesta en marcha de la normativa, el consentimiento implícito dejó de ser legal. Es obligatorio declarar que están siendo utilizados datos de terceros, su finalidad y de que se tuvo el consentimiento de la persona al suministrarlos.
- Datos limitados: Otro de los consejos que te permitirá cumplir con la reglamentación es almacenar sólo los datos necesarios. Aunque la capacidad operativa no se vea comprometida, no deben ser almacenados datos que no se necesiten.
- Validación de datos: Es importante que los datos almacenados sean correctos, por tanto, estos deben estar consolidados, actualizados y validados.
- Custodia correcta de los datos personales: Los datos personales poseen un alto nivel de sensibilidad y su gestión es altamente regulada por la GDRP, por lo que debemos limitar al máximo su obtención.
- Garantiza la confidencialidad: Las empresas son responsables de garantizar la confidencialidad de los datos que obtienen. Se deben dedicar esfuerzos importantes a garantizar su custodia eficiente y evitar fugas.
- Uso responsable: Se deben generar informes periódicos y actualizados sobre los datos que posee tu empresa, su estado y sus usos para demostrar el cumplimiento de las normativas vigentes.
Buenas prácticas en la gestión de datos
Los consejos antes mencionados se ajustan de forma perfecta a la reglamentación, sin embargo, hay algunas prácticas recomendadas que necesitamos implementar de forma complementaria para cubrir todos los requerimientos, se trata de:
- Conoce en profundidad tus datos: Es importante que en tu empresa realices una investigación profunda y exhaustiva de los datos que son almacenados. Adicionalmente obtén un registro ordenado sobre quienes tienen acceso y si los datos están correctamente almacenados en términos de seguridad.
- Desarrolla un plan estratégico de gestión de datos: es fundamental crear políticas de gestión de datos que ayuden a controlar la forma en la que se manejan los datos y establecer reglas que permitan prevenir riesgos.
- Control adecuado sobre los datos: Debemos tener visiblemente identificado que datos forman parte de nuestra empresa, donde son almacenados, cuáles deben eliminarse y preveer estrategias que permitan disminuir los volúmenes de datos para contar solo con los datos necesarios.
El cumplimiento de las normas a través de estos consejos y buenas prácticas te permitirá aprovechar al máximo el potencial de los datos, enriqueciendo los procesos de toma de decisiones y gestionando de forma más eficiente los recursos de tu empresa.
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